İş Hayatında Toplantı Kültürü

Bu aralar oldukça yoğun bir tempodayım. Epey bir toplantı yapıyoruz. Bu toplantılar ile ilgili gözlemleyebildiğim tamamen kişisel yorumlarımı unutmadan yazmak istedim:

1. Toplantıya ne zaman gelinir?

Her şeyden önce toplantıya zamanında gelinir. Zamanında derken sadece “geç kalmayı” kastetmiyorum; Toplantıya çok erken de gelinmez. Bu işin en uygunu toplantı yapılacak yere ne olur ne olmaz diye 15 dakika erken gelip, 5–10 dakika oyalanıp, gerekirse tuvalette son bir kez kendinizi ve görünümünüzü kontrol edip, 5 dakika evvelden toplantı yapacağınız kişiye veya sekretere geldiğinizi haber vermenizdir.

Ama bundan daha önemli olanı, bir toplantıya asla ama asla geç gitmemektir. Eğer geç giderseniz de lütfen “Trafik vardı, İstanbul’da 15 dakika gecikmek normal tabii ki.” gibi bir açıklamada bulunmayın. Bu size ve sizin gibi düşünenlere her ne kadar normal de gelse, profesyonel iş hayatında ve dünya genelinde kabul görmeyen bir durumdur.

Yaşanmış Olay: Geçenlerde iş arayan bir aday, mülakata 15 dakika geç geldi. Daha da kötüsü, geç gelmesinden kaynaklanan bir mahcubiyet ifadesi ya da özür cümlesi de yoktu ortada. Toplantı sonunda ona, aslında en başta sormam gereken soruyu sordum: “Neden geç geldiniz mülakata?” Cevap daha da vahimdi: “Aa! Gerçekten geç mi geldim?” Dünyanın en iyi adamı bile olsa, mülakata özellikle de mazeretsiz geç kalan biri ile çalışmak oldukça zordur.

2. Toplantıya nasıl gelinir?

Toplantıya her zaman hazır gelinmelidir. Aşağıdaki sorulara önden çalışmanız ve hazırlıklı olmanız, verimli bir toplantı için çok önemlidir:

• Toplantı konumuz nedir? Nelerin üzerinden geçeceğiz?
• Toplantı iki firmadan da kimler olacak? Bu kişilerin görevleri nelerdir?
• Görüşeceğimiz kişilerin geçmişi nedir? Daha önce hangi işleri/projeleri yaptılar?
• Toplantıda sorulacak sorular ve konuşulacak konular nelerdir?

Yaşanmış Olay: Görüştüğümüz firmadan ürün alacaktık ve ofislerine gittik. Görüştüğümüz ekipten önemli bir parça eksikti ve toplantı sonunda bir sonraki görüşmenin bizim ofisimizde, eksik olan kişinin de katılımıyla yapılması konusunda mütabık kaldık. Bu arada eksik kişi ile ilgili tüm konuları da etraflıca konuştuk ve karşı taraftan da eksik kişiye bunların iletilmesini istedik.

Bir sonraki toplantıya eksik olan kişi de geldi. Maalesef sıfır bilgi ile gelmişti toplantıya. Geçen toplantıda konuşulanların tamamını tekrar etmek zorunda kaldık. Bu hem onlar için hem de bizim için zaman kaybı demekti. Hiç bir sonuç alamadık.

3. Toplantı süresinin yönetimi

Bir toplantının eğlenceli ve/veya verimli geçmesi demek, iş dışında kalan konuları uzadı uzadıya konuşabileceğiniz, gereksiz detaylara girebileceğiniz anlamına gelmez. Siz tekrar ofise dönmemek adına toplantıyı uzatıyor olabilirsiniz fakat bunu karşınızdaki kişiye eziyet haline getirmemelisiniz.

Çok kritik ve/veya stratejik bir toplantı olmadıkça, özellikle konu ve konuşulanlar sürekli tekrarlıyorsa hiç bir toplantı 45 dakikayı geçmemeli. Daha da ideali aslında yarım saat.

Gereksiz yere uzatılan toplantılar nedeniyle bir çok potansiyel anlaşmadan vazgeçildiğini ve satışların kaçtığını sıklıkla görüyoruz.

4. Toplantıda nasıl konuşulur ve davranılır?

Hiç bir görüşmede karşıdaki kişiye, ister toplantının başında, ister ortasında isterse de sonunda “sen” diye hitap etmeyin.

Bu hatayı özellikle yaşça büyük kişilerin yaptığını görüyorum. Kendince (yaşım ondan küçük olduğu veya gösterdiği için) toplantının 3. veya 4. dakikasında benimle “sen” diye konuşabileceğini düşünüyor.

Eğer gerçekten karşıdaki kişi ile daha samimi olmak istiyorsanız bunun da yolları var. Ben çoğu zaman “Mazur görürseniz isminizle hitap edebilir miyim? Lütfen siz de bana Mustafa deyin.” şeklinde izin alarak bunu karşı tarafa teklif ediyorum. Çoğu zaman karşı taraf da bundan memnun oluyor. En azından emrivaki yapmamış oluyorsunuz.

Yaşanmış Olay: Geçen günlerde şirketimize gelen bir “sözde” mimar arkadaş benimle proje üzerinde konuşurken bana “biz seninle pek anlaşamayacağız herhalde” dedi. Siz siz olun kimseyi, kibarlığı, mütevaziliği veya sessizliğinden dolayı aşağı görmeyin. Karşınızdaki insan şirketin en kritik ismi olabilir.

Diğer bir konu toplantıda dinlemeyi bilmek. Sürekli karşıdakinin lafını kestiğinizde, bir süre sonra karşı tarafı muazzam derecede irrite etmeye başlıyorsunuz. Eğer satış yapmaya çalışıyorsanız yüksek ihtimalle o satış sırf bu yüzden kaçacaktır.

Sabırla dinlemek hem karşındakine saygı duymak, hem de daha da önemlisi doğru kavramanın ilk adımıdır.

5. Toplantı sonrasında neler yapılmalıdır?

“Recap E-Mail” denen bir kavram var. Toplantı sonrasında atılan “Özet E-Postası” anlamına geliyor. Özellikle uzun toplantılar sırasında bir çok not alıyoruz. Bu notlarla beraber, karşı taraftan neler beklediğinizi, bizim sorumluluklarımızı belirten kısa ve özetleyici bir e-postayı hazırlamakta büyük fayda oluyor. İşte buna recap deniyor.

Hani derler ya “Söz uçar, yazı kalır.”, işte tam olarak onu yapmış oluyorsunuz. Recap, aynı zamanda oto kontrol sağlıyor bize. Eğer yazdıklarınızda karşı taraf ile konuşulmamış ya da farklı şekilde anlaşılmış konular var ise bunun yaratabileceği sorunları çok önceden bertaraf etmiş oluyorsunuz.

6. Toplantı sırasında ne asla yapılmaz?

Şimdi geldik çoook önemli bir konuya. Asla yapmamanız gerekenler:

Dünya üzerindeki en önemli telefon bile olsa o telefonu açmayın! Açmanız demek karşınızdaki kişiye basitçe “Senden çok daha önemli bu telefon.” demektir. Özellikle bunu bir de müşterinize yaparsanız, geçmiş olsun.

Eğer bir şekilde o telefonu cevaplayacaksanız, muhakkak karşınızdaki kişiden izin isteyin. (bi’ zahmet) Burada kritik konu, bu izni nasıl istediğiniz! Bazıları telefonu önce cevaplıyor, tam o sırada, telefonu kulağına götürürken yarım ağızla “pardon” deyip açıyor. Yani aslında müsade istemiyor, bilgilendiriyor! Burada doğrusu “Çok pardon, çok önemli bir telefon, açabilir miyim?” şeklinde izin istemektir.

Bunun dışında illa o telefona bakacaksanız, masadan kalkıp dışarı çıkmanız ve orada konuşmanız en doğrusudur.

Toplantıda bir diğer çok büyük ayıp ise, sürekli telefon, tablet veya laptop ile ilgilenip göz temasını kaybetmenizdir. Bu hem sizi konudan uzaklaştırır ve hakimiyeti kaybedersiniz, hem de karşı tarafta derin bir huzursuzluk verir.

Tekrar söylüyorum bunu özellikle de müşterinize yapıyorsanız: Geçmiş olsun, satış kaçmak üzere!

Diyelim ki toplantıda gerçekten bakmanız gerekti bilgisayara! Öncesinde “bir saniye hemen bakayım bilgisayardan” gibi bir ön açıklama yapmanız en doğrusudur. Karşınızdaki kişi konsantrasyonunu kaybettikten sonra yapacağınız “ha ben de ona bakıyordum tablette” açıklaması işe yaramayacaktır.

Okuduğunuz için teşekkürler. Umarım faydalı olmuştur. Aklıma geldikçe buraya eklemeler yapacağım. Saygılar!

MN